In beeld: Wendy Kwaks

Wendy Kwaks is programmamanager Transitie bij het ministerie van Defensie. Met haar Transitieteam zoekt zij naar mogelijkheden om beweging te krijgen in complexe veranderuitdagingen. Het team bedenkt projecten, ondersteunt collega-veranderpioniers en organiseert evenementen waarin defensiemensen samen leren met externe partners. Alle activiteiten zijn erop gericht een toekomstbestendige, wendbare organisatie te bereiken. Interessant is dat het team van ´buiten naar binnen´ denkt: door aansluiting te zoeken bij maatschappelijke uitdagingen en zo breed mogelijke samenwerkingen te creëren, vindt het team oplossingen voor knelpunten in de krijgsmacht. Een bijkomend voordeel van deze unieke aanpak is dat de zichtbaarheid en het draagvlak van Defensie toenemen. Met haar projecten en creatieve aanpak is Wendy in 2021 ambtenaar van het jaar geworden.

Wendy, vertel wat houdt jouw werk precies in?

Met het Transitieteam Defensie ondersteun ik de verandering van de defensieorganisatie naar een meer wendbare, toekomstbestendige organisatie. Door jarenlange bezuinigingen heeft Defensie veel problemen. We hebben bijvoorbeeld duizenden vacatures, achterstallig onderhoud bij het materieel en veel verouderde kazernes. De opgave om de krijgsmacht te moderniseren is groot en zoals iedereen vandaag de dag volop in het nieuws kan zien; dat alles moet gebeuren in een tijd dat Defensie ook nog eens vol aan de bak moet.

En dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Want de uitdagingen zijn groot maar onze processen zijn wel wat stroperig. Het hele systeem is er op ingericht dat er niets te besteden was. Mensen hoorden jarenlang dat dingen niet konden en geloven daarom niet meer automatisch dat er nu wel iets kan veranderen. Ze geloven al helemaal niet dat dat snel kan. De Commandant der Strijdkrachten geeft echter aan dat het niet snel genoeg kan gaan, en hij vroeg mij een paar jaar geleden een team op te richten dat hem kan ondersteunen bij het zo breed mogelijk verspreiden van de veranderboodschap en bij het inspireren, aanjagen en helpen van onze collega’s.

Wat versta jij onder vakmanschap?

Vakmanschap zit hem voor mij in een continue ontwikkeling naar de toekomst toe. Daarin zie ik drie elementen. Allereerst de omgeving begrijpen en dus breed in de samenleving in gesprek blijven. Daarnaast denk ik dat het van belang is dat je begrijpt waartoe jouw organisatie ten diepste op aarde is, en waar de koers van je organisatie aangepast moet worden aan de veranderende omgeving. Ten derde gaat het dan om je eigen bijdrage daarbinnen. Om te blijven leren en je skills en talenten te blijven verbeteren, zodat je bijdrage naar de toekomst toe relevant blijft. En wat dat laatste betreft; daar word ik echt blij van en daarin investeer ik persoonlijk en met mijn team veel. Elke maand zitten we samen om te bekijken of onze projecten en activiteiten nog de juiste zijn, gezien de uitdagingen van de krijgsmacht. Daarna bespreken we wat teamleden nodig hebben om te blijven bijdragen. Zo creëren we voor onszelf en de collega’s uit ons netwerk een lerende organisatie.

In de podcast ‘De burger kan niet wachten’ wordt vakmanschap uitgebreid besproken met Reinier van Zutphen. Een van de belangrijke vragen daar was: hoe kan de professional, vaak de ambtenaar, die de burger wellicht meer wil bijstaan dan binnen de kaders soms mogelijk is, toch die ruimte pakken? Heb jij daar een antwoord op? Hoe doe jij dat?

Defensie is een grote uitvoeringsorganisatie die in haar contact met de burger een hele andere opgave heeft dan andere overheidsorganisaties. We zijn de zwaardmacht, waarvan je natuurlijk altijd hoopt dat inzet niet nodig is. Als onze militairen hun werk doen, is dat vaak achter grote hekken, of in verre oorden waarbij burgers niet altijd veel betrokkenheid hebben. Deze vraag is voor mij dus niet gemakkelijk te beantwoorden. Maar juist omdat Defensie voor veel mensen een grote onbekende is, vind ik het heel interessant om te kijken hoe juist Defensie meer voor burgers kan betekenen. En om daar concrete projecten voor te bedenken.

Een mooi voorbeeld dat een paar jaar geleden door drie collega’s is bedacht, is het Defensity College. Daarin krijgen studenten de mogelijkheid om een maatschappelijk relevante bijbaan te nemen bij Defensie. Zo zorgen we ervoor dat meer hoogopgeleide jongeren verbonden raken aan de krijgsmacht. Het programma heeft zeer recent een vervolg gekregen met een heus dienjaar, dat binnen een aantal jaren zo’n 1.000 mensen een tussenjaar bij Defensie wil geven. Een ander voorbeeld is ons HR-ecosysteem, dat uitwisselingen met het bedrijfsleven organiseert. Het helpt ons om hele specialistische kennis te vinden die we zelf niet voldoende in huis hebben en het maakt de mogelijkheden van Defensie zichtbaarder bij het bedrijfsleven.

Programma’s zoals deze zijn ‘gewoon’ bottom-up tot stand gekomen. Het vergt doorzettingsvermogen van collega’s maar het kan dus wel. Ik durf te zeggen dat er bij de overheid altijd ruimte is voor innovatie, maar dat het belangrijk is om goed duidelijk te maken hoe jouw initiatief of voorstel past in de doelstelling van de organisatie.

Heb je tips voor professionals en intermediairs die aanlopen tegen beperkingen vanuit regelgeving?

Kijk, dit blijft een lastig vraagstuk. Een soort paradox bijna. De overheid bedenkt die regelgeving met een doel. Maar dan wordt duidelijk dat die regels voor een ander doel juist negatieve consequenties hebben en dan willen we er van af. Die vreemde kronkel is voor individuele professionals maar moeilijk te overbruggen. Met mijn team heb ik de afgelopen jaren geprobeerd om een paar regels te negeren en gewoon door te duwen. En dan ontstaat er een interessante dynamiek: een deel van de organisatie vindt het prima om de randen op te zoeken, maar een ander deel gaat terugduwen. Dat gaat schuren en zelfs polariseren als het leiderschap in de organisatie daar geen besluit over neemt. Het gevaar bestaat dan dat de individuen die vooruit willen in de knel komen. Geloof me, ik heb het heel wat jaren onderzocht en deze weg kan ik niet aanraden. Mijn tip zou daarom zijn om te zorgen dat je altijd blijft denken vanuit de hoogste bedoeling van de organisatie en met kennis van zaken en een beetje lef casussen blijft blootleggen die helder maken waar regels echt beperkend werken. Je kunt dan aantonen tot waar je zelf komt en wat je nodig hebt om echt verschil te kunnen maken. Die call ligt echt bij het leiderschap die de paradox moeten helpen doorbreken, desnoods door het politiek te maken.

Je hebt ooit uitgesproken dat professionals en ambtenaren die het verschil willen maken dit niet alleen kunnen, daarbij is verbinding nodig. Hoe zou de Raadbaak community die zoveel verschillende disciplines verbindt met elkaar en de Nationale ombudsman hier volgens jou een rol in kunnen spelen?

De afgelopen jaren heb ik gemerkt dat we bij de overheid op vele plekken allemaal naar dezelfde doorbraakmogelijkheden zoeken. Wellicht is het een mooie taak voor de Raadbank om casussen en best practices te delen. Daar helpt de Raadbank collega’s volgens mij echt mee verder. En natuurlijk blijft het belangrijk om uit al die voorbeelden de trends en terugkerende problematiek te halen en bestuurders en de politiek daar op te blijven wijzen.